Что такое упаковочный лист (packing slip) и нужен ли он вашей посылке
Каждой посылке, которую отправляют почтой или курьерской службой, требуются сопроводительные документы, но конкретный набор документов зависит от ситуации. Многим посылкам достаточно почтового ярлыка, но для некоторых требуется еще и упаковочный лист (packing slip). Что такое упаковочный лист и как понять, нужен ли он вашей посылке?
Упаковочный лист — это документ, в котором перечислены все предметы (товары), отправляемые в посылке. Он похож на некоторые другие сопроводительные документы, такие как счет-фактура (инвойс), накладная (delivery note) или таможенная декларация (customs declaration), но отличается от них в первую очередь предназначением. Упаковочные листы используют интернет-магазины для оптимизации упаковки и отправки заказов.
Какую информацию должен содержать упаковочный лист? Какой-то общепринятой стандартной формы упаковочного листа не существует; каждый интернет-магазин заполняет упаковочные листы по своему усмотрению. Однако большинство упаковочных листов содержат следующую информацию:
- Номер и дата заказа
- Контактная информация продавца/отправителя
- Имя, адрес и контактная информация получателя
- Список отправляемых товаров (артикулы, названия/описания, количество, цена, стоимость)
- Промежуточная стоимость заказа, стоимость доставки, общая стоимость заказа
- Способ доставки и трекинг-номер
- Примечания и другая дополнительная информация
Главная задача упаковочного листа — обеспечить правильность и полноту заказа. Сборщики заказов используют упаковочные листы в качестве контрольного списка, чтобы убедиться, что все товары в заказе правильные и в нужном количестве, прежде чем упаковать и отправить посылку. Когда адресат получает заказ, упаковочный лист поможет ему убедиться, что все пришло в целости и сохранности, или же выявить недостающие или поврежденные товары.
В зависимости от ситуации упаковочный лист может выполнять и другие функции. Например, если заказ пришлось разделить на несколько посылок из-за большого размера или из-за того, что разные товары отправляются с разных складов, упаковочный лист поможет не запутаться и убедиться, что все товары из заказа отправлены получателю.
Как мы уже упоминали, упаковочный лист похож на счет-фактуру и таможенную декларацию, поскольку все три документа содержат перечень отправляемых товаров. Однако у каждого из этих сопроводительных документов свое предназначение. Счет-фактура (инвойс) — это финансовый документ, содержащий платежную информацию, относящуюся к заказу; он предназначен для того, кто оплачивает заказ. Упаковочный лист содержит информацию о фактически отправленных товарах и предназначен для получателя. Если плательщик и получатель — одно и то же лицо, в посылке может быть и инвойс, и упаковочный лист.
Таможенная декларация необходима международным посылкам; в ней содержится подробная информация о ввозимых товарах, предназначенная для таможенных органов страны назначения. Одно из основных различий между упаковочным листом и таможенной декларацией заключается в том, что упаковочный лист вкладывается внутрь посылки в то время как таможенная декларация к ней прикреплена. Чаще всего почтовый ярлык международной посылки одновременно выступает и в роли таможенной декларации.
Наконец, накладная (delivery note) служит той же цели, что и упаковочный лист, то есть перечисляет отправленные товары с указанием количества, но, в отличие от упаковочного листа, не содержит никакой другой дополнительной информации, кроме собственно списка товаров. Большинство интернет-магазинов предпочитают вкладывать в заказы упаковочные листы, поскольку они более подробны.
Как же определить, нужен ли вашей посылке упаковочный лист? Ответ на самом деле довольно простой. Упаковочные листы используют интернет-магазины, поэтому если вы частное лицо и просто отправляете посылку другу, он вам не нужен. Международным посылкам нужна опись содержимого, но ее роль играет не упаковочный лист, а таможенная декларация/почтовый ярлык.
Если же вы владелец интернет-магазина, то решать, вкладывать ли в заказы упаковочные листы, только вам. Они могут значительно облегчить сбор, упаковку и отправку заказов, но некоторые онлайн-ритейлеры считают, что инвойса вполне достаточно.