Как защитить важные документы при пересылке Почтовой службой США
Некоторые боятся пересылать документы обычной почтой, но Почтовую службу США (USPS) вполне возможно использовать для таких целей. Впрочем, если вы решили доверить доставку документов Почтовой службе США, не помешает предпринять несколько дополнительных шагов для их защиты.
В целом Почтовую службу США считают достаточно надежным способом пересылки важных документов, к тому же она предлагает дополнительные услуги, благодаря которым вам не придется переживать о том, доберутся ли документы до получателя. За какие услуги стоит доплатить при отправке документов и как еще можно защитить документы при пересылке? Предлагаем несколько советов, которые могут помочь.
Приобретите услугу Certified Mail или Registered Mail
Отправителям, нуждающимся в подтверждении отправки и доставки корреспонденции, USPS предлагает две разновидности заказной почты: Certified Mail (сертифицированная почта) и Registered Mail (зарегистрированная почта). За дополнительную плату отправитель получает квитанцию, подтверждающую отправку, и электронное получение доставки или попытки доставки. Информация о доставке впоследствии хранится в почтовом отделении в течение определенного периода времени. Этими услугами настоятельно рекомендуют пользоваться при отправке документов.
В чем разница между Certified Mail и Registered Mail и что лучше выбрать? Registered Mail включает дополнительную защиту и страховку отправлений, однако она медленнее, чем Certified Mail, потому что все отправления обрабатываются вручную, и ощутимо дороже. Кроме того, сертифицированная почта доступна только для внутренних отправлений, а зарегистрированная — для внутренних и международных.
При отправке отправлений в пределах США лучшим выбором обычно будет Certified Mail, поскольку это надежный и не слишком дорогой вариант. Registered Mail стоит выбирать при отправке документов за границу или в том случае, когда вы пересылаете оригиналы документов, которые сложно или невозможно заменить.
Задумайтесь о приобретении услуги «Ограниченная доставка» (Restricted Delivery)
Если для вас важно, чтобы документы передали лично в руки адресату или его/ее уполномоченному лицу, можно доплатить за услугу «Ограниченная доставка» (Restricted Delivery). Ограниченная доставка не включена в услуги Certified Mail и Registered Mail, но ее можно приобрести дополнительно к любой из этих услуг.
Для пересылки срочных документов выбирайте Priority Mail Express
Для пересылки документов в больших конвертах можно использовать все типы доставки USPS, но если для вас критически важно время доставки, лучше выбрать Priority Mail Express: в таком случае адресат получит документы на следующий день или в течение двух дней после отправки. При международной пересылке документов можно выбрать Global Express Guaranteed (доставка в течение 1–3 рабочих дней) или Priority Mail Express International (доставка в течение 3–5 рабочих дней). Разумеется, экспресс-доставка стоит дороже обычной, но если срочность важна, то лучше раскошелиться.
Выберите подходящий конвертов
Почтовая служба США предлагает широкий выбор конвертов, которые можно использовать для отправки документов по почте. Конверты Legal (legal envelopes) имеют оптимальный размер для пересылки документов, потому что именно для этого они и предназначены. USPS предлагает конверты для документов Priority Mail и Priority Mail Express Flat Rate, то есть с фиксированной стоимостью доставки, бесплатно (за доставку заплатить, разумеется, придется, но без доплаты за конверт).
Конверты для документов достаточно надежны, но для дополнительной защиты можно использовать конверты Tyvek. Они изготовлены из специального легкого, прочного, влаго- и огнестойкого материала, который защитит документы от повреждений. Конверты Tyvek тоже можно получить бесплатно, однако фиксированный тариф им не присвоен, так что для каждого пакета документов придется отдельно рассчитывать стоимость доставки.
Также можно использовать конверт из плотного картона, чтобы документы не мялись и не сгибались, но в таком случае их нельзя будет отправить через First-Class Mail. Почтовая служба США считает жесткие несгибаемые конверты посылками и отправляет их через USPS Ground Advantage по соответствующим тарифам.
Независимо от того, в каком конверте вы будете пересылать документы, его нужно надежно заклеить и правильно промаркировать. Убедитесь, что адрес получателя указан полностью и без ошибок, и не забудьте указать адрес отправителя: он может понадобится, например, если документы не смогут вручить получателю и придется отправить их обратно.